Как сшивать журналы

Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Как сшивать журналы

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  • штатное расписание;
  • приказы личного и общего состава;
  • накладные;
  • счета — фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • авансовые отчеты;
  • путевые листы;
  • ведомости по заработной плате;
  • другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Подготовка документации состоит из: 

  • систематизации документов;
  • нумерации;
  • сшивания документации в одну папку;
  • заполнения описи;
  • оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным. 

Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.

Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Согласно требованиям Минюста России систематизация документации необходима для того, чтобы весь пакет бумаг был в порядке, по стандартам сдан в архив и т. д.

На данный момент практически в каждой компании есть большое количество бумаг.

Для правильного сохранения документов их передают в архив, откуда по заявлению можно получить архивированные листы, используемые бумаги в работе остаются в открытом доступе для сотрудников.

Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

Каждый сотрудник фирмы, который имеет дело с большим количеством документации, должен понимать, что не вся она подлежит сшиванию. Документ необходимо сброшюровать, если он состоит не менее, чем с двух листов.

Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

  • утвержденные штаты;
  • состав личного и общего приказа.

Бухгалтера должны сшивать:

  • задаточные отчеты;
  • накладные;
  • счет-фактуры;
  • технические паспорта;
  • книги доходов;
  • ведомость по оборотам и остатков на счету;
  • акты проведения работ;
  • если зарплата наличными в кассе предприятия – ведомости на з/п.

Обратите внимание! Как прошивать документы должны знать работники, которые имеют дело с юридическими лицами, однако в данном случае документы – копии, поэтому печать не обязательно ставится. Если сказать в общем, то практически все компании имеют дело с прошивкой документов, различие только в процессе выполнения работы.

Перед тем, как сшить документы их нужно пропустить через некоторые подготовительные к прошивке этапы. Правильный процесс прошивки регулируется Приказом от Росархива  №76.

Сначала листы надо пронумеровать, это предотвратит от вероятной утери листа или сокрытия информации. Листы нумеруются все, кроме страницы описи.

Если при прошивке есть конверт, то вначале идет нумерация конверта, а после вложенных в него документов.

Чистые листки не вкладываются в прошивку – их уничтожают. Если вложены какие-либо картинки, диаграммы и т. д., то номер проставляется с обратной стороны вверху слева. Если вложен лист большого формата, то с правой стороны в верхнем углу ставится номер по очереди листа. Заверяет надпись ответственный сотрудник, указывает свою должность, подпись, дату формирования, количество листов.

Прошитая документация должна иметь опись, на которой не проставляется порядковый номер. На описи должна быть указана такая информация:

  • название документа, дата;
  • перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.

Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.

Разберем, как правильно прошить документы нитками пошаговую инструкцию. Изначально нужно понимать, что прошивка документов предусматривает прошивку в две, три дырки, и даже в четыре и пять. Ознакомимся с каждым вариантом подробнее.

В две дырки

Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:

  • перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу;
  • затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны;
  • нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.

Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов. Также прописывается количество листов, данные специалиста, который осуществлял процедуру. Для тех документов, у которых срок давности больше 10 лет рекомендуется использовать для склеивания узла папиросную бумагу.

В три дырки

Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

  • с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе;
  • затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа;
  • после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка;
  • теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

В четыре дырки

Необходимо сделать четыре дырки, расстояние между которыми должно составлять 1,5 см. Дальше надо вставить нитку во второе отверстие с тыльной стороны, протянуть ее в первое отверстие, затем провести через второе, третье и четвертое отверстие.

Образец прошивки в 4 дырки

В пять дырок

Зачастую прошив в пять отверстий используют в бухгалтерских отчетах, потому как комплект такой документации достигает гораздо большей толщины по сравнению с остальной.

Между пятью дырками расстояние должно составлять до 5 см. В данной схеме можно также использовать сшиватель документов или пресс со сверлами.

Чтобы в таком случае листы не были повреждены, следует использовать картонки, как обложки.

Как пошагово прошить документ в 5 дырок:

  • в среднее отверстие нужно просунуть нитку, оставляя 10 см. Затем нитка проходит через второе отверстие сверху;
  • с тыльной стороны нитка выходит в первое отверстие, а после входит снова во второе отверстие. Сделав это – один край готов;
  • с тыльной стороны в среднюю дырку снова вставляется нитка и выводится через четвертую;
  • теперь снова нитка надо просунуть в самое нижнее отверстие и с лицевой стороны направить в четвертую дырку;
  • таким образом, с тыльной стороны получается два кусочка нитки, которые необходимо между собой соединить.

Секретная документация при передаче должна сохраняться в светонепроницаемых пакетах. На секретном пакете прописывается, что его нужно отдать лично в руки, либо указано, что это секретная информация.

Такие документы сшиваются крест-накрест.

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

» _______________________ Иванов И.И.»

Единственное место на документах, которое не содержит указание на то где нужно расписаться имеется на оборотной стороне последнего листа Устава. При его прошивке необходимо поставить подпись ЗАЯВИТЕЛЯ (того лица, которое идёт к нотариусу) в месте прошивки.

Все документы, составленные более чем на одном листе (как правило речь идёт об Уставе при регистрации ООО или регистрации ЗАО) должны быть прошиты. Если другие документы получаются у Вас на нескольких листах, то их так же необходимо прошить и расписаться уже всем лицам (учредителям) на прошивке на обратной стороне документа.

Заявление в налоговую обычно прошивает уже нотариус. Зачем это нужно — прошивка документов нужна для того, что бы не подписывать каждый лист документа в отдельности. То есть прошивка должна обеспечивать невозможность в этом документе «разобрать» листы (изъять, вставить, заменить) без нарушения целостности прошивки.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:

  • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;

Источник: https://officevann.ru/kak-sbroshyurovat-dokument/

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Как сшивать журналы

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 350-37-25. Это быстро и бесплатно!

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
  2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Минфин «показания»

Источник: https://ruverdict.ru/dokuments/oformlenie/pravilnoe-proshivanie-ustava-i-dokumentov-nitkami.html

Как прошивать журнал учета?

Как сшивать журналы

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.

О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации – это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста – не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы.

А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер.

И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Полезные советы

  1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
  2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет.

    Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.

  3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
  4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.

  5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет – все эти документы шнуруются по одному принципу.

Кстати, журнал по охране труда – это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журналдля внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

  • Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
  • Определиться с «колющим» инструментом.
  • Не прокалывать обложку (только сами листы).
  • Не делать отверстия далеко от обложки – журнал будет неудобно открывать.
  • Нить должна быть прочной.
  • Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
  • Журнал пронумеровать.
  • Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
  • Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

Источник: https://FB.ru/article/290370/kak-proshivat-jurnal-ucheta

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.