Как составляют график отпусков на предприятии

Как выглядит образец графика отпусков и кто его составляет

Как составляют график отпусков на предприятии

График отпусков – документ, обязательный не только для работника, но и для работодателя. Две недели до наступления нового года – крайний срок, в который утверждают этот документ. Образец графика отпусков и правила его заполнения рассмотрим в этой статье.

Кто составляет график отпусков?

Ответ на вопрос зависит от того, как устроен штат на предприятии. Кадровая служба или бухгалтерия отвечают за решение вопроса, когда речь идет о компаниях небольшого масштаба.

Начальники цехов или отделов привлекаются к решению вопроса, если предприятие крупное, отличается большим количеством структурных подразделений.

После первого этапа заполненные документы направляют руководителю всей компании.

В приказной форме такую документацию не составляют. Подчиненные имеют возможность самостоятельно распределять время отпусков, с учетом личных пожеланий. Потом информацию вносят в документ, передают кадровикам.

Форма Т-7 будет актуальной для предприятий, если применяются унифицированные первичные документы. Постановление Госкомстата No1 от 2004 года утверждает точную форму для графика.

Здесь можно скачать актуальный образец:

Скачать образец графика: [53.00 KB]

Сейчас многим компаниям разрешено разрабатывать собственные бланки.

Как составить график отпусков?

Статья 123 ТК РФ подробно описывает процедуру составления отпусков. Главное – определяют очередность, в которой сотрудники должны получать оплачиваемые отпуска. Графический документ сохранение за работниками прав, которые описаны конституцией. После составления таких бумаг работодатель решает сразу несколько задач:

  1. Заблаговременное оформление отпуска, передача компенсаций.
  2. Беспроблемный поиск замены для сотрудника, оформляющего отдых.
  3. Контроль своевременности предоставления перерывов. Легче не допускать накопления слишком большого количества дней, которые не были использованы.

Надо помнить о некоторых сотрудниках, наделенных правом выбирать для перерывов удобное время по желанию. Если такой выбор есть – требуется получить заявление, в котором сам гражданин указывает, когда ему удобнее уйти на отдых. Если мнение с самого начала учитывается – потом внести какие-либо изменения можно, только если стороны пришли к взаимному согласию.

Сотрудники могут попросить изменить первоначальные даты, даже когда документ уже утвержден. Но, примеру, не устраивает используемое там время. Для этого тоже составляют заявление, описывают даты, отличные от указанных первоначально. Корректируют соответствующим образом, если у работодателя нет возражений.

Утверждение графика 

Закон не содержит норм, посвященных порядку утверждения для таких бумаг. Поэтому на практике применяют два основных варианта:

  1. Руководитель проставляет свою визу об утверждении на бумаге, составленной заранее.
  2. Не только проставление визы, но и издание приказа, который подтверждает принятие документа.

По приказу унифицированная форма тоже отсутствует. Допустима произвольная форма. Главное – проследить за наличием хотя бы следующих обязательных реквизитов:

  • Подпись всех лиц, упомянутых в распорядительном документе. Они указывают, что ознакомлены с текущими правилами.
  • Подпись самого руководителя.
  • Список граждан, отвечающих за исполнение требований, изложенных в приказе. Отдельно упоминают тех, кто отвечает за исполнение конкретных распоряжений.
  • Описание сути распоряжения. Дополнительно дают ссылки на статьи закона. Это касается ТК РФ, статьей 122 и 123.
  • Наименование.
  • Номер, точный день составления.
  • Наименование работодателя.

Знакомить ли с графиком персонал?

Закон не содержит указания на прямую обязанность руководителя ознакомить персонал с содержанием распоряжения. В статье 123 ТК РФ написали только о том, что сотрудникам надо сообщать о времени, когда начинается отдых. Это делают не позднее, чем за две недели до указанной даты.

Но знакомство персонала с графиком будет целесообразным решением. Стоит оформить отдельную ведомость, чтобы контролировать процесс. Каждый работник просто ставит свою подпись. Либо дополняют саму унифицированную форму Т-7. Тогда тоже добавляют строки, в которых граждане подтверждают согласие с изменениями и указанными датами.

Часто возникает вопрос о том, нужно ли писать заявления на отпуска, если они изначально предусмотрены действующим правилом? Закон дает отрицательный ответ на этот вопрос. Уведомляют не работодателя, а самого подчиненного.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/obrazets-grafika-otpuskov.html

Как составлять график отпусков – образец правильного оформления

Как составляют график отпусков на предприятии

Скоро наступит конец года. Нужно до его завершения успеть не только подвести итоги, но и наметить планы на будущее. По трудовому законодательству не позднее чем за две недели до Нового года необходимо определиться с отпусками сотрудников и составить графики их предоставления. Что обязательно знать при составлении читайте в статье.

Отпускной график представляет собой расписание, устанавливаемое работодателем при взаимодействии с рабочими. Составляется и должен быть утвержден не позже истечения двух недель до Нового года. Время отпуска можно выбрать любое, если только оно не нарушает нормальную работу предприятия.

Во время его составления должны быть учтены и приведены к общему решению пожелания работников и производственный процесс. При большом количестве желающих уйти в отпуск в определенное время года, в зависимости от численности сотрудников, может быть установлен лимит количества отдыхающих.

Даже если в организации работает небольшой штат сотрудников и оно признано малым, то наличие графика отпусков все-равно обязательно. Трудовой кодекс разъясняет, что этот документ обязателен для исполнения работником и работодателем.

С его утверждением у работников появляются гарантии впоследствии предоставления времени отдыха и возможности реализовать свои планы. Работодатель вынужден подчиняться требованиям закона.

Если на предприятии работают много человек, то с помощью графика устанавливается очередность отдыха.

Есть работодатели, которые не желают выполнять предписания закона и не утверждают указанный график.

В таком случае на них за это могут быть наложены штрафы трудовой инспекцией.

При распределении отпускного периода необходимо принимать во внимание, что у некоторых категорий работников имеются преимущества и дополнительные права:

  • женщине, имеющей двоих и более детей, недостигших возраста 12 лет, предоставляется отпуск в летнее время в первую очередь;
  • аналогичные льготы предоставляются отцам-одиночкам, ветеранам войны и труда, сотрудникам младше 18 лет, опекунам или попечителям, Героям России или Советского союза, почетные доноры, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС;
  • супруги военнослужащих могут взять отпуск вместе с мужем (женой).

Продолжительность: норма и сверх нормы

При составлении графика отпусков учитывается время отдыха, положенное каждому работнику. Если сотрудник отработал год, то ему предоставляется отпуск длиной 28 календарных дней. Если же меньше – пропорционально отработанному времени.

Работникам, занятых на тяжелых и вредных работах или на Крайнем Севере, отдельным категориям служащих отпуск увеличивается, согласно закону. Могут устанавливаться дополнительные дни отдыха. Эти условия должны быть прописаны в коллективном договоре.

Отдыхать ли все положенное время сразу или разделить отпуск по частям, решает сотрудник. С учетом, что одна часть обязательно должна быть равна или более 14 дней.

Специфика предприятия

Если организация занимается производством и нет возможности остановить процесс на время отдыха ее работников, то эта специфика должна учитываться при составлении графика отпусков.

Необходимо распределить время отдыха так, чтобы производство не прекращало нормального хода деятельности. Работники должны быть взаимозаменяемыми, то есть на время отсутствия кого-либо, предусматривается замена.

Если организация работает сезонно, то лучше предоставить большее количество отпусков в зимний период. В учебных заведениях почти все сотрудники уходят в отпуск в летние месяцы, так как у учащихся тоже каникулы.

  • Готовится проект графика (форма Т-7), в котором должны быть указаны все имеющиеся подразделения, должности, данные работников, количество дней и дата отпуска, сведения о его переносе.
  • Если при организации имеется профсоюз, то график необходимо с ним согласовать. С этой целью в профком направляется с сопроводительным письмом проект документа. Выборный орган профсоюзной организации рассматривает его и в течение пяти дней возвращает с мотивированным заключением.
  • Проведя указанную процедуру, график должен утверждаться руководителем.
  • После этого график доводится до сведения работников. Непосредственно с ним законодательство не обязывает знакомить, так как даже специально разработанная форма графиков не содержит графы для подписей. Но в законе предусмотрено наличие обязанности работодателя по ознакомлению с локальными документами.
  • Выполнив все указанные процедуры, график направляется на хранение использование в кадровое подразделение. Ответственный работник рассылает копии в подразделения и в течение года вносит в него изменения.

Локальные акты предприятия

Многие организации принимают локальные нормативные акты, определяющие взаимоотношения между работником и работодателем. Они издаются в целях регулирования заработной платы, премирования, системы поощрений и иных вопросов.

Федеральная служба по труду и занятости четко определила, что график отпусков является обязательным актом такого рода. Отличие его в унифицированной форме и определенных реквизитах.

Бланк формы Т-7

  • В 2001 году была утверждена единая форма графиков отпусков – Т-7, являющаяся обязательной для применения. В случае несоблюдения данного требования, возлагается штраф или деятельность организации приостанавливается.
  • На основании этой формы финансовыми подразделениями производятся выплаты отпускных. График необходимо подписывать руководителем отдела кадров и организации не позже чем за две недели до наступления Нового года.
  • Основные графы для заполнения от первой до шестой. Остальные графы предполагают работу с ними в течение года.
  • Если на работу принимаются вновь пришедшие сотрудники, то либо вносятся изменения в график, либо составляется новый и приобщается к действующему.
  • Чтобы зафиксировать факт ознакомления работника с графиком, на разных предприятиях или дописывают лишнюю графу, или прикладывают лист ознакомления.

Бланк формы Т-7 скачать (в формате word).

Опрос сотрудников

Создать график отпусков можно только на основании опроса всех сотрудников организации. Это необходимо для выявления желаемого времени и количества дней отдыха. Если предприятие большое, то этим занимается отдельный человек.

После опроса и учета всех предложения, составляется примерный график, который направляется в кадровую службу. Задача этого подразделения скорректировать его с учетом пожеланий работников и производственного процесса. После чего, график снова согласуется со всеми участниками и готовится локальный документ. При большом количестве сотрудников, можно сделать графики по подразделениям и общий.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

У работников часто могут оставаться неиспользованные дни отпуска с прошлого года. Нельзя не предоставлять отпуск 2 года подряд и более. При составлении графика эти дни могут учитываться или нет.

Сначала сотрудник отгуливает за текущее время, а потом, в произвольном порядке, то, что осталось. Но даже если они не отражены в документе, то право на них не утрачивается.

Предоставляются они на основании согласования с руководителем.

Как перенести отпуск

По вине работодателя отпуск переносится при его неоплате (должен быть расчет за три дня до начала) или при не уведомлении сотрудника о начале отдыха (за две недели). Но это возможно только при желании работника и соответствующем заявлении.

Сам рабочий тоже может поменять время своего отпуска или взять его частично. При этом достаточно заявление с визой руководителя.

Практические советы

  • Одновременный уход руководителя и его заместителя в отпуск недопустим.
  • В организации должно работать количество сотрудников, обеспечивающих функционирование.
  • Специалисты по одному и тому же профилю не должны отдыхать одновременно.
  • Отпуск за несколько лет не суммируется, а разбивается на части.
  • Грамотное распределение отпусков.
  • Некоторые предприятия, особенно небольшие, не составляют график вообще. Это нарушение законодательства.
  • Иногда график составляется лишь для его наличия, а реально имеются расхождения со временем ухода в отпуск сотрудников и тем, что указано в документе.
  • График отпусков содержит иные вида отдыха.
  • Одна из частей отпуска не должна быть меньше четырнадцати дней.
  • При составлении графика отпусков руководителя и его заместителя нужно учитывать их взаимозаменяемость друг другом.
  • Встречаются случаи непредоставления отпуска для льготных категорий граждан в удобное для них время.
  • И самый вопиющий факт нарушения законности – невключение сотрудника в график по различным основаниям.

График отпусков – очень важный локальный документ организации и залог ее нормального функционирования.

При его составлении необходимо учесть как интересы работника, так как производственную необходимость предприятия. Составлением графика должен заниматься компетентное лицо.

Источник: https://arenateam.ru/pravo/otpusk/kak-sostavlyat-grafik.html

Что нужно знать про график отпусков

Как составляют график отпусков на предприятии

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах.

Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст.

260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит.

График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации.

Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно.

Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Источник: «Система Кадры»

Источник: https://spb.hh.ru/article/16001

Составляем график отпусков — форма т-7 и приказ на 2020 год

Как составляют график отпусков на предприятии

Чтобы все сотрудники не ушли на заслуженный отдых в одно и то же время, а работу предприятия не пришлось из-за этого останавливать, составляют график отпусков. Этот план ежегодных «каникул» утверждается с целью установления очередности отдыха и обеспечения пребывания на предприятии работников в нужном количестве.

Граничные сроки утверждения

Имеются установленные правила составления графика. Документ утверждают один раз в год, внесение изменений запрещено (разрешается только в сроках, а изменять их допустимо в соответствии с приказом о переносе отпускных дней, подписанным руководством предприятия). Согласовывают его администрация организации и профсоюзный орган (при наличии).

ТК РФ предписывает принимать во внимание пожелания работников и учитывать особенности труда. Коллективный договор или другой нормативный акт может устанавливать максимальное количество сотрудников, одновременно пребывающих на заслуженном отдыхе. Функция данного документа — не допустить нехватки персонала или остановки рабочего процесса.

Заняться составлением необходимо в ноябре, так как руководитель должен утвердить его не позже 16 декабря 2020 года. Трудовой кодекс требует, чтобы на план был утвержден за 2 недели до нового календарного года.

При устройстве новых работников изменения в план отпусков не вносят, достаточно согласовать отдых с руководством.

Для справки: срок хранения документа — один год.

Составление графика отпусков

Воспользоваться частичным оплачиваемым ежегодным отпуском работающий может непрерывно проработав полгода на одном предприятии, на полный период — потрудившись год.

Что нужно знать относительно прав отдельных граждан?

Прежде чем составлять график, принимают во внимание, что определенным категориям работников положен очередной отдых в конкретный период:

  • женщины, у которых двое и больше несовершеннолетних детей, не достигших 12-летнего возраста, отдыхают по желанию летом;
  • отцы-одиночки;
  • ветераны войны и труда;
  • сотрудники младше 18 лет;
  • опекуны или попечители;
  • ветераны боевых действий;
  • удостоенные звания Героя РФ, Героя Советского Союза;
  • полные кавалеры орденов Славы.

Пример заполнения графика отпусков

График отпусков — локальный акт предприятия, содержащий информацию об очередности отпусков работников всех отделов. Чтобы его составить, необходимо ознакомиться с унифицированной формой Т-7 (последний раздел).

У каждого структурного подразделения может быть собственный график.

Такая схема наиболее удобна: сначала руководители подразделений составляют документы с учетом потребности в  работниках, а уже после этого кадровики вносят исправления в поданные графики в зависимости от существующих льгот.

Откорректированные документы передают на ознакомление сотрудникам, которых пришлось «подвинуть», а также на согласование начальникам отделов. Перенос, который может случиться во время внесения изменений, влечет за собой смещение еще нескольких работников, поэтому согласование с теми, чьих интересов это касается, обязательно.

После разрешения спорных вопросов исправленные документы передают в отдел кадров и составляют сводный график на все предприятие.

Вместо приказа об утверждении графика отпусков используйте форму Т-7

Важные моменты Трудового кодекса

  1. Стаж работы. Претендовать на получение оплачиваемого отпуска могут сотрудники, которые на момент составления графика отработали в организации шесть месяцев и более (при этом предупреждают об отсрочке).

    Если в период, за который дается очередной отдых, работнику предоставляли дополнительные дни за свой счет на семидневный срок и более либо по уходу за ребенком, данное время кадровик не включает в общий стаж, дающий законное право на оплачиваемый ежегодный отдых. Подобные обстоятельства могут повлечь за собой перенос каникул даже в случае включения их в график, т.

    к. недостающий необходимый стаж является весомым юридическим основанием, позволяющим вносить правки в документ.

  2. Следующим категориям предоставляют отдых вне зависимости от стажа: несовершеннолетним, женщинам перед отпуском по беременности или же после него; приемным родителям детей, которым не исполнилось к этому времени трех месяцев).

  3. На предприятиях с опасными или вредными условиями труда предусмотрены дополнительные дни отпуска. Их включают в график, но стаж, предоставляющий право на такой отдых, подразумевает фактически отработанное время. Закон не предусматривает предоставление дополнительного отдыха авансом.

  4. На получение двух отпусков в одном календарном году могут рассчитывать люди, у которых начало трудового пути выпало на конец прошлого календарного года (ноябрь). В этой ситуации работнику по закону положен отпуск в июне и до конца года уйти в еще один. Однако уже за следующий период (за второй и дальнейшие года отдыхать можно в любое время).

  5. Не только пожелания работников устанавливают очередность отпусков, но и наличие сотрудников, имеющих первоочередное право на использование ежегодного отдыха в летний период.
  6. Внешним совместителям предоставляют отпуск, совпадающий с основной работой. Кадровикам приносят справку с первого места трудоустройства.

  7. Не отгулявшие отпуск в прошлом году имеют первоочередное право на него или выбирают удобное для них время.
  8. Сотрудники, которые планируют подавать документы в ВУЗы, а также имеющие детей, заканчивающих 11 или 9 класс, наделяются правом выбора периода отпуска самостоятельно.

Унифицированная форма Т-7 и приказ

В 2001 году Госкомстат РФ утвердил форму Т-7, которая действует по сегодня. Некоторые специалисты отдела кадров придерживаются мнения, что график можно оформить произвольно. Однако стоит использовать унифицированный бланк учетного документа. Для бухгалтерии Т-7 является аргументом, на основании которого начисляются выплаты отпускных.

Многие задаются вопросом, нужно ли утверждать график отпусков приказом? Ответ однозначный — нет. В шапке Т-7 содержится раздел «Утверждаю», где предусмотрена подпись руководителя. Данная форма сама выполняет функцию приказа.

График отпусков форма т 7

Когда возникает необходимость разделить отдых на части или ознакомить работника с таковым (лист ознакомления с графиком дают на подпись сотруднику за 14 дней до начала отпуска), кадровики сталкиваются со сложностями, поскольку в форме Т-7 не предусмотрены подобные действия. Эту проблему разрешают путем оформления дополнительных строк либо добавлением лишней графы или листа для подписи сотрудников.

Внесение изменений в график отпусков образец

Чтобы изменение графика не превратилось в лишнюю работу, заблаговременно согласуйте со всеми заинтересованными лицами периоды отдыха и разделение отпуска на части.

Источник: https://ktovdele.ru/grafik-otpuskov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.