Как составить официальный запрос

Содержание

Как правильно оформить запрос в организацию

Как составить официальный запрос

Они, в основном, касаются обоснования необходимости предоставления запрашиваемых сведений.

Наличие ссылок на организационно-правовые документы, договоры, правовые акты и нормы закона в обосновании — необходимое условие при составлении официального запроса о предоставлении информации.

Образец такого письма-запроса компания может разработать самостоятельно, особенно, если подобные письма составляют значительную часть той деловой переписки, которая ведется на предприятии.

Но, кроме ссылок, обоснование должно содержать логичное объяснение необходимости запроса сведений, то есть, хорошим тоном будет еще и указать цель, с которой информация запрашивается. Обычный срок исполнения писем, в том числе, писем о предоставлении информации, составляет один месяц.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью.

Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами.

Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Какая информация может быть предоставлена по запросу Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Внимание

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как составить письмо-запрос Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде.

Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е.

наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).

  • Затем следует основная часть, которая касается самого запроса.
  • Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д. Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу: «В соответствии с п.

    Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа». Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.

    ) + автор этого документа + дата + его номер + его название. Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

    И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

    Ваш аккаунт создан!

    ГОСТ Р 7.0.97-2016. Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

    1. Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;
    2. Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;
    3. Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;
    4. Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;
    5. Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;
    6. Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

    Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.

    • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
    • Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата. Сроки ответа на письмо-запрос Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ.

    Образец документа: письмо-запрос

    Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

    Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы.

    При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

    • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
    • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма.

    Образец письма-запроса

    Важно

    Различная документация, которой на данный момент не имеется у лица, которому такая документация необходима, вполне может быть у иных граждан или организаций, например, у партнёров или каких-либо государственных служб. Для получения необходимой информации уместно направить письмо-запрос о предоставлении документов. О правилах написания подобного письма мы поговорим в этой статье.

    Обоснование причин для предоставления документов Для того, чтобы гарантированно получить требуемые документы нужно учитывать, что имеющаяся у кого-либо документация может содержать коммерческую или иную тайну, которая охраняется законом, да и просто разглашение сведений сторонним лицам крайне не желательно.

    Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк

    В уважительном тоне запрашивающая сторона просит предоставить те или иные бумаги, либо их заверенные копии, объясняя, для чего они понадобились.

    Предпочтение письму-запросу при обращении за необходимыми бумагами отдаётся потому, что на поданный в письменном виде запрос обязательно должен быть дан письменный же ответ, который, в свою очередь, как документ может являться доказательством какого-либо факта. Сами документы могут и не быть переданы. В передаче данных по запросу может быть отказано.

    Но обосновать такой ответ на запрос получатель его обязан письменным же ответом. Запросы в государственные органы делаются аналогичным способом.

    В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

    Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

    На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

    Как правильно составить письмо-запрос Цель письма-запроса — получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

    Наиболее частые причины составления письма-запроса:

    • Нужно получить информацию о товарах.
    • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
    • Уточнение сроков поставки.
    • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
    • Пояснения условий продажи — нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

    План написания письма-запроса Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения.

    Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    Скачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc ООО «Персефона»г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20ИНН 2192847361, КПП 50010007Директору АКБ «Финресурс»А.П. Реутову 10.02.2016 года, исх.

    Источник: http://1privilege.ru/kak-pravilno-napisat-zapros-o-predostavlenii-informatsii-obrazets/

    Официальный запрос в организацию это

    Терентьев Богдан

    Не будет лишним и указать телефон для связи, можно мобильный.Могут потребоваться и дополнительные параметры для идентификации. Например, ваш ИНН при обращении в налоговую инспекцию.

    Если вы намерены отправить запрос по почте, обязательно распишитесь под текстом. 2 Составление запроса надо начинать с так называемой «шапки». Это несколько строчек в правом верхнем углу.

    Источник: https://sroorgru.com/kak-pravilno-oformit-zapros-v-organizatsiyu/

    Письмо – запрос. Примеры и бланки

    Как составить официальный запрос

    В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
    Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

    Нюансы составления письма

    Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

    Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

    При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

    Скачать бланк и образец письма – запроса

    Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

    Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

    4. Примеры различных писем – запросов

    Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
    — О предоставлении информации
    — О предоставлении документов
    — В налоговую
    — В банк
    — Письмо-запрос акта сверки
    — О подтверждения необходимой информации

    Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
    1. Разъяснение мотива.
    2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
    3.

    Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
    4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
    5. Регистрация исходящего документа.
    Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

    Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

    Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
    Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
    1.

    «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
    2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
    3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
    4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
    5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

    Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

    Письмо-запрос в налоговую

    Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

    Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

    Письмо-запрос в банк

    Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
    Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

    Письмо-запрос акта сверки

    Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

    Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

    Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

    Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

    Способы отправки письма – запроса

    Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
    1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

    Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
    2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
    3.

    Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

    Сроки ответа

    Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

    Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
    Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

    Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

    Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/pismo-zapros-gotovye-primery-i-blanki/

    Письмо-запрос

    Как составить официальный запрос

    Письменный запрос – это требование предоставить определенную информацию, направляемый чаще всего в государственные и муниципальные органы. Общий срок ответа на запрос обычно устанавливается как 30 календарных дней. Запрос может отправляться посредством почты или же в режиме он-лайн.

    В любом случае вы должны четко изложить ваше требование, приложить в случае необходимости подтверждающие документы, фотографии и т.д. Вы можете попросить представить определенные сведения, копии документов, толкование законодательства и т.д.

    В некоторых случаях за предоставление документов вам придется заплатить государственную пошлину.

    Однако стоит помнить, что если государственные органы в большинстве случаев обязаны давать ответы на запросы граждан, то организации этого делать не обязаны и могут безнаказанно проигнорировать ваше требование. Исключение – адвокатский запрос. 

    Не является нормативным актом образец письма-запроса, поскольку, хотя оно и пишется юридическим языком, такое письмо не содержит нормы права, то есть предписания, правила поведения.   Напротив, письмо-запрос составляется для получения каких-либо сведений. При этом контрагент не обязан предоставлять такие сведения или вообще отвечать на письмо, ведь, повторимся, это не нормативный, а делопроизводственный документ.   Юридической ответственности такие действия не повлекут, но стороны связаны деловыми и чаще партнерскими правоотношениями, поэтому, если не ответить или необоснованно отказать на просьбу, заключенную в письме, это может трактоваться как неуважение.   Обязанность отвечать на подобные письма может быть предусмотрена соглашением о сотрудничестве.     Составление образца письма-запроса   Перед содержанием письма сначала необходимо рассмотреть его форму. Поскольку письмо-запрос направлено на получение информации, зачастую конфиденциальной, то получатель должен быть уверен в личности отправителя.   Исходя из этого письмо, если оно направляется в письменной форме, составляется на официальном бланке организации отправителя с проставлением печатей и подписями руководителей.   Когда письмо направляется через Internet, письмо подписывается электронными подписями.   Письмо-запрос в соответствии с обычаями составляется правовым языком.   Обычно к тексту применяются требования, по которым текст должен быть:   логичным; грамотным; последовательным; толкуемым однозначно.   Текст может содержать устойчивые обороты, которые придадут письму деловую окраску. Например, просьба предоставить информацию может начинаться со слов: «Просим Вас сообщить…», «Просим предоставить информацию…».   Когда сведения требуются к определенному сроку, можно использовать словосочетание «Просим ответить к…» или «Просим направить ответ в течение…».     письма-запроса   В тексте допускается использование юридических и профессиональных терминов. Запрашиваемые сведения подлежат конкретизации, то есть детализируется, какая информация, за какой период и т.д. запрашивается.   Оговаривается уполномачивающий документ, на основании которого запрашивающее лицо получает право на запрос и вообще нуждается в нем. Таким документом обычно выступает заключенное контрагентами соглашение, оформленное договором.   Когда право на получение информации предоставляется на основании закона, следует сослаться на нормативный акт.   Когда запрос направляется для уточнения некоторых обстоятельств, например, когда стороны договорились о чем-либо по телефону, следует сослаться на такой разговор.   Текст содержит также реквизиты сторон: заголовок текста, указание на получателя адресата, подпись последнего.   В конце письма рекомендуется упомянуть о надежде на будущее плодотворное сотрудничество и выразить благодарность.   Ниже расположен типовой бланк и образец письма-запроса, вариант которого можно скачать бесплатно.

    Пишем Письмо-запрос

    Шаг 1.При написании данного письма подробно сформулируйте запрос.   
         
    Шаг 2.    Будьте конкретны в указании предмета запроса.

    По возможности в доброжелательной форме укажите срок на выполнение запроса.            

    Шаг 3.    Укажите причину запроса.

    Шаг 4.    В написании письма будьте вежливы и аккуратны.

         

    Шаг 5.    Подпишите письмо-запрос. 

    ООО «Джон доу» 
    г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55 

    Генеральному директору
    ООО «Джейн доу» 

    г-ну Петрову П. П.

    Адрес местонахождения: 

    г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

     Исх. № 1 
    от «01» июня 2018г.

               Запрос на предоставление Акта сверки          

    Уважаемый Петр Петрович!

    Прошу вас предоставить Акт сверки взаиморасчетов по оплате арендной платы и иных предусмотренных Договором аренды № 1 от «01» июня 2017г. платежей за период с «01» июня 2017г. по «31» мая 2018г.

    С уважением,

    Генеральный директор

    ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

    Генеральному директору
    ООО «Джейн доу» 

    г-ну Петрову П. П.

    Адрес местонахождения: 

    г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

    Исх. № 2 
    от «02» июня 2018г.

    Уважаемый Петр Петрович!

    Благодарим вас за коммерческое предложение, полученное нами от вашей организации «15» мая 2018 года (входящий № 43) .

    Мы заинтересованы в приобретении материалов, реализуемых ООО «Джейн доу», однако для положительного решения вопроса о заключении контракта, нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

    В связи с этим, просим вас выслать подробный прайс-лист на реализуемую продукцию. 

    Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

    С уважением,

    Генеральный директор

    ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

    ООО «Джон доу» 
    г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

    Председателю правления 
    АО «Джейн доу Банк» 
    г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

    г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

    Исх. № 3 
    от «03» июня 2018г.

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Петр Петрович!

    Для целей восстановления безнадежно испорченной вследствие пожара в офисе документации просим вас в ближайшее время направить в наш адрес копии находящихся в вашей организации расчетных документов о поступлениях и списаниях денежных средств, а также банковских выписок по счету ООО «Джон доу» за 2018 год.

    Номер расчетного счета нашей организации: 46950934893476578954.

    Благодарим за понимание.

    С уважением,

    Генеральный директор

    ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

    ООО «Джон доу» 
    г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

    Генеральному Директору 
    ООО «Джейн Доу» 
    г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

    г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

    Исх. № 4 
    от «04» июня 2018г.

    Запрос на предоставление учредительных документов

    Уважаемый Петр Петрович!

    Для заключения договора между ООО «Джон доу» и ООО «Джейн доу» прошу предоставить заверенные организацией копии следующих документов:

    — устав организации;

    — доверенность на подписанта;

    — свидетельство ИНН;

    — свидетельство ОГРН;

    — свидетельство ИФНС;

    — решение или протокол о назначении Генерального директора.

    Скан – копии документов прошу направить по электронной почте, заверенные организацией бумажные копии документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

    С уважением,

    Генеральный директор

    ООО «Джон доу»                          _________________                    Иванов И.И.

    После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

    Источник: https://formadoc.ru/entity/mails/pismo-zapros/

    Запрос на предоставление документов

    Как составить официальный запрос

    Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

    • физического лица или его представителя;
    • юридического лица или его представителя.

    Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

    • законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
    • деловым партнерам;
    • контрагентам;
    • головному предприятию и нижестоящей организации;
    • дочерней фирме;
    • обособленному подразделению;
    • органам корпоративного управления;
    • поставщикам товаров, работ и услуг населению.

    Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

    • должно иметь все необходимые реквизиты;
    • составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

    С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

    Что запрашивают в госорганахКоммерческие и потребительские запросы
    • сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
    • о дисквалифицированных по решению суда лицах;
    • сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях;
    • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.
    • набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера;
    • об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг;
    • о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции;
    • инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации;
    • сертификаты и лицензии.

    Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

    Кто и по какой форме составляет

    Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

    • целью получения необходимых сведений;
    • регламентом, если адресатом является госорган;
    • составителем и его видением ситуации.

    Кто обычно готовит обращение:

    • в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
    • гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

    Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

    Заголовок

    Обращение

    Вводная часть

    просьбы

    Срок

    Подпись

    Отражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».
    Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.
    Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.
    Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.
    Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.
    Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.

    Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

    Образцы

    Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

    Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

    ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/33802200201.09.2020 №123/01-1Генеральному директору ООО «Холод»Смирнову С. С.Прохладная ул., 9Москва, 123211Уважаемый Сергей Сергеевич!ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

    Источник: https://ppt.ru/forms/zapros/na-predostavlenie-dokumentov

    Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

    Как составить официальный запрос

    В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

     Бланк письма-запроса (word)

     Образец составления письма-запроса (word)

    Назначение и содержание

    Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    • индивидуальными предпринимателями;
    • частными гражданами;
    • представителями органов власти;
    • общественными деятелями и др.

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

    1. Наименование отправителя.
    2. Наименование получателя (адресата).
    3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

    Отправить можно разными способами:

    • по обычной почте;
    • по е-мэйл;
    • передать по факсу;
    • передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

    Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

    Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

    Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

    О предоставлении информации

    Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    • прайс-лист;
    • условия акции, предоставления скидок;
    • технические характеристики товара и т.п.

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

    О подтверждении информации

    В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 

    О предоставлении документов

    В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

    В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

    Запрос в налоговую инспекцию

    Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

    Запрос в банк

    В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.