Как регистрировать договора в организации

Как регистрировать договора в организации?

Как регистрировать договора в организации

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

  1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
  3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта.

Источник: https://nbakursk.ru/kak-registrirovat-dogovora-v-organizatsii/

Работа с договорными документами | 1С:Документооборот 8

Как регистрировать договора в организации

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

  • подготовка договора;
  • согласование договора;
  • контроль возврата переданных экземпляров;
  • учет сопроводительных документов;
  • учет срока действия;
  • исполнение обязательств;
  • расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

  • продлевает договоры при необходимости;
  • отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
  • контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения.

Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project.

Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

  • планирование — для составления плана проекта;
  • отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
  • контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
  • анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
  • полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
  • диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

  • черновики;
  • согласованные материалы;
  • скан-копии подписанных оригиналов;
  • вспомогательные файлы.

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

  • подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
  • настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
  • подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор.

Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону.

При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

  • при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
  • при досрочном расторжении договора;
  • при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Автоматическое продление договора

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

  • список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
  • список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
  • отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!

Полная версия презентации «Работа с договорными документами» (pdf)

Источник: https://v8.1c.ru/doc8/rabota-s-dogovornymi-dokumentami/

Договорная работа. Часть VII: Как правильно нумеровать договоры и вести реестр договоров

Как регистрировать договора в организации

Учет и регистрация договоров является важным направлением договорной работы и залогом успешной работы организации и индивидуального предпринимателя.В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Реестр договоров – это список, перечень соглашений (договоров), заключенных организацией за определенный период времени.Наличие реестра договоров позволяет сохранить, систематизировать и быстро найти информацию о сделках, совершенных предприятием.

В предпринимательство постоянно приходят новые люди, им приходится выстраивать бизнес-процесс своей фирмы, поэтому информация в статье никогда не потеряет актуальность.

В статье Вы найдете проверенные практикой советы по организации этого направления деятельности, а по традиции логическим завершением публикации будет ссылка на скачивание образца таблицы для ведения реестра договоров.

Каких-либо единых унифицированных требований к ведению реестра договоров в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется. Нет также норм права, обязывающих обязательно вести реестр договоров.

Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Следует отразить порядок ведения реестра договоров в Положении и договорной работе организации.

Не следует путать реестр договоров, о котором идет речь в это статье, с реестром договоров на

портале Госзакупок, который ведется в соответствии со ст. 4.1 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц”.

На практике ведение реестра договоров осуществляется:

  • в бумажной форме – путем ведения Книги (или журнала) договоров;
  • в электронной форме – путем заполнения таблицы в офисном приложении.

Обычно журнал регистрации договоров и таблица с реестром содержат следующие основные столбцы:

  • номер записи регистрации;
  • порядковый номер договора;
  • дата заключения договора;
  • срок действия договора;
  • наименование договора;
  • наименование контрагента;
  • вид договора (доходный, расходный);
  • сумма (цена) договора;
  • ответственный работник (куратор договора);
  • примечания – любые иные важные сведения.

В реестр вносятся все заключенные договоры в хронологическом порядке. В крупной организации в зависимости от сложившегося документооборота может быть целесообразным вести раздельный учет, например, по видам договоров, направлениям хозяйственной деятельности.

Каждому договору обязательно присваивается индивидуальный номер. Это важно. В стабильной и успешной организации не должно быть договоров “без номера (б/н)”. Компания, являющаяся поставщиком или исполнителем, выставляет другой стороне счет на оплату.

Чтобы упорядочить финансовые отношения, в счете на оплату указывают дату и номер договора. Эти же сведения вносятся в накладные, акты сдачи-приемки услуг и т.п.

Отсутствие даты и номера договора создаст путаницу в бухгалтерском учете и может быть причиной проблем в случае хозяйственного спора, особенно рассматриваемого арбитражным судом.

Какого-либо обязательного для всех нормативного правового акта, предписывающего как присваивать номера договорам нет. Целесообразно отразить порядок присвоения номеров договорам в Положении о договорной работе.Самая простая система нумерации договоров это “Год – номер записи о регистрации”, например “2020-136”.

Можно разработать свою систему нумерации, указывая шифр например по видам договоров, структурным подразделениям предприятия и т.п. При заключении договора номер ему можете присвоить Вы или контрагент. На практике номер договору присваивает организация, предложившая другой стороне свой проект договора для подписания.

Если контрагент прислал проект договора без указания номера, то Ваша организация присваивает договору свой регистрационный номер.Нецелесообразно дописывать к номеру договора, указанному контрагентом, номер по регистрации Вашей фирмы, например, через косую черту, так как это может привести к путанице. Лучше указать свой номер регистрации в отдельном месте на экземпляре договора.

В зависимости от ситуации и важности сделки в текст договора в раздел “Заключительные положения” можно даже внести пункт примерно следующего содержания:

Под номером договора стороны понимается регистрационный номер договора Поставщика.

Ведением реестра договоров занимается работник, ответственный за договорную работу. Если в штате компании имеется юридический или договорной отдел, то целесообразно назначить на данное направление деятельности отдельного работника.

Срок хранения реестра договоров и журнала регистрации договоров соответствует сроку хранения самих договоров – не менее 5 лет в силу ст. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Также для ведения реестра договоров можно воспользоваться специализированными платными и бесплатными программами, о которых будет рассказано в следующих публикациях.

Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .xlsx
Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .ods

Информация в публикации актуальна по состоянию на 15 октября 2020 г.

Рекомендуем другие статьи

Договорная работа. Часть I: Договор как схема бизнес-процесса

Договорная работа. Часть II: Этапы большого пути

Договорная работа. Часть V: Согласование договоров

Поделитесь этой публикацией с друзьями – они будут Вам благодарны!

Хотите еще больше полезных публикаций – оцените статью, поставив лайк!

Снижайте информационный шум и подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer в Яндекс.Дзен и Яндекс.Мессенджере!

#право #закон #юристы #бизнес и финансы #договор

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a7da2a48309057cd7d44f7e/dogovornaia-rabota-chast-vii-kak-pravilno-numerovat-dogovory-i-vesti-reestr-dogovorov-5f85d9b1ae6a9712bf15af54

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.